Başarılı bir fuar katılımı ancak doğru planlama ve iyi bir takip ile gerçekleştirilebilir. Fuar takibinin başarıya ulaşması için, fuarın her aşaması planlanmalı, görev alacak kişiler belirlenmeli ve görev tanımları açık bir şekilde yapılmalıdır.
FUAR ÖNCESİNDE YAPILMASI GEREKENLER
Hedeflerin Belirlenmesi
Aşağıda belirtilen hedeflere bakarak, kendi firmanız için, fuardan beklentilerinizi planlayabilirsiniz. Bu planlamalar fuardan önce tamamlanmalı ve sıkı takip edilmelidir. Hedefler, yönetim ile birlikte kararlaştırılmalı ve bu hedefler, fuar standında görev alacak ekibe tüm hatlarıyla fuar öncesinde aktarılmalıdır.
Fuar katılımında temel hedefler şu şekilde özetlenebilir:
Hedef Kitlenin Belirlenmesi
Son tüketiciler, toptancılar ve perakendeciler, acenteler, tedarikçiler, basın ve halk, hedef kitle olarak tanımlanabilir. Katılımınızı planlarken, bu fuardaki hedef kitlenizi belirlemek öncelik arz etmelidir. İletişim kavramı (reklâm mesajı, reklâm malzemesi ve fuar ekibinin oluşturulması) hedef kitle tanımına göre tasarlanmalıdır.
Pazar Hakkında Bilgi Toplanması
Fuara katılmadan önce, söz konusu fuar, ülke ve pazar hakkında temel bilgilerin toplanması gerekir. Pazar araştırması yerel, ulusal ve uluslararası araştırmalara dayanmalıdır. Belirlenen iş sektörüyle bağlantılı olarak faal destekleyici ortak olabilecek ulusal ve uluslararası ticari derneklerin listesinin yapılması da faydalı olacaktır. Pazar araştırmaları, muhtemel katılımcı ve ziyaretçilerin ihtiyaç ve isteklerini daha iyi bilmek ve ticari faaliyetin en son gelişmelerini fuar konseptine entegre edebilmek amacıyla bilgilenmek için gereklidir.
Yetkilendirmelerin Yapılması ve Personel Planlaması
Fuar ekibi oluşturulurken de hedefler ve hedef kitle göz önünde bulundurulmalıdır. Yeni tedarikçiler arıyorsanız “satın alma” bölümünden yetkililerin fuarda bulunması doğru olacaktır. Diğer taraftan, teknik sunumların ağırlıklı olduğu bir fuarda, araştırma-geliştirme bölümünden sorumlu kişilerin de fuarda bulunması avantaj sağlayacaktır.
Firmanızda ve standınızda çalışma konusunda hevesli insanları seçmek gereklidir. Birden fazla dil bilen çalışanlara sahipseniz bu lehinize artı puandır. Eğer geniş bir standınız varsa ve birçok çalışanınız bulunuyorsa (üst düzey yönetici, satış-pazarlama uzmanları, teknik destek çalışanları gibi) her biri potansiyel müşteriler ile anlaşmaya varmanız konusunda hayati rol oynar.
Ziyaretçiler fuarın genelinden çok stand düzenini ve yapısı hatırlarlar: şirketinizin gerçek yapısını fuar alanında yansıttığı için çalışanlarınızın görüntüsü çok önemlidir. Bunun yanında yerel dili konuşabiliyor olmaları da oldukça önemlidir. Bu sorunu çözmek için bir tercümanı fuar süresi boyunca işe alabilirsiniz.
Sonuç olarak çalışanlarınızın bir arada iyi çalıştığını, ürünleriniz hakkında bilgi sahibi olduğunu yansıtmanız ziyaretçiler açısından faydalıdır. Fuar ekibini bir araya getirecek bir “fuar öncesi toplantısı” yapmak gereklidir. Bu toplantıda:
Şirket hedeflerini gözden geçirdiğinizde, stantta çalışacak kişilere başarmaları için bir hedef belirleyin. Fuar boyunca nasıl etkili çalışacaklarını gösterin ve müşteri üzerinde pozitif etki bırakmak için sadece birkaç saniye süreleri olduğunu vurgulayın bu nedenle her zaman tetikte olmaları gerektiğini belirtin.
Fuar Esnasında ve Sonrasında Kullanılacak Reklâm Malzemelerinin Hazırlanması
Reklâm Mesajı
Reklâm mesajınız, alıcıya kar ve/veya benzersiz bir servis vaat etmelidir. Ürün hakkında verilecek bilgi hedef kitle göz önünde bulundurularak hazırlanmalı, son kullanıcılara hitap eden bilgiler basit ve kolay anlaşılabilir, alıcılara hitap eden bilgiler daha teknik içerikli olmalıdır.
Reklâm Malzemesi
Öncelikle fuarda hangi reklâm malzemesinin (broşür, el ilanı, sergilenen ürünlerin fotoğrafları vb.) kullanılacağına karar verilmelidir. Seçilen reklâm malzemelerinin içeriği ve görünümü, hedef kitlenin talepleri ile örtüşmelidir.
Fuar standı, firmanın imajını birebir yansıtan, konumu ve tasarımıyla ziyaretçiye, katılımcı firma hakkında ilk izlenimi veren, fuar organizasyonunun en önemli parçasıdır. Bu gerçekten yola çıkarak, ürünlerin sergilenmesinde kullanılacak malzemeden, broşürler ve diğer tanıtıcı malzemelere kadar tüm görsel çalışmalarda gereken özen sağlanmalıdır.
Katılım sözleşmesinin imzalanması ile birlikte, katılım organizasyonu da fiilen başlamış olur. Katılımcı firma, stand dâhil sözleşme yapması durumunda, standa dâhil bazı hizmetler alacağı gibi, ilave bazı malzeme ihtiyaçları için de talep formlarını doldurması gerekmektedir. Katılımcı standının doğru kişiler tarafından ziyaret edilmesinde, katılımcı firmanın doğru sınıflandırılmasında, fuar katılımından en yüksek verimin almasında stand organizasyonu büyük rol oynar. Stand planlamasında dikkat edilmesi gereken konular aşağıdaki gibi özetlenebilir.
KATALOG BİLGİ FORMU
Formun İngilizce doldurulması gerektiği ve bu forma yazılacak olan bilgilerin teşvik açısından önemli olduğu unutulmamalıdır. Katılımcı firmanın kapasite raporuna konu olan ürünlerin katalog bilgisinde yer almasına, bu ürünler dışındakilere yer verilmemesine özen gösterilmelidir.
Katalog bilgisinin, firma profilini iyi yansıtmasına, gramer kurallarına uygun İngilizce ile yazılmasına dikkat edilmelidir. Bu bilgilerin, son teslim tarihine kadar, ilgili kişilere ulaştırılması gerekmektedir. Aksi takdirde katılımcı bilgileri fuar ana kataloğunda yer alamayacak, hem fuar ziyaretçilerine ulaşmakta hem de teşvik aşamasında sorunlar yaşanacaktır.
STAND ÇİZİMİ ONAYI VE EKSTRA MALZEME TALEP SÖZLEŞMESİ
Sözleşmede belirtilen katılım metrekaresine uygun olarak hazırlanan stand çizimleri, katılımcıların istek ve ihtiyaçları doğrultusunda, ilave malzemeler ile planlanır ve son halini aldıktan sonra, katılımcı firma yetkilisinin onayına sunulur.
Dikkat edilmesi gereken konuları şu şekilde özetleyebiliriz:
DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN DİĞER KONULAR
Stand çizimleri, ekstra malzeme talepleri ve katalog bilgileri dışında kalan ve stand planlaması içerisinde değerlendirilebilecek diğer konular aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Ziyaretçilerin Karşılanması, Kontakların Kurulması ve Geliştirmesi
Ziyaretçilerin %86’sının satın alma gücü olduğu, birçok fuar için bilinen bir kuraldır. Bu nedenle, standınıza gelen herkese potansiyel müşteri muamelesi yapmak akıllıca bir pazarlama uygulamasıdır. Unutmayınız ki bir kişi sizi ziyaret ediyorsa, o kişinin şirketinize veya ürünlerinize karşı bir ilgisi vardır. Bu ilgiyi bulmak ve pozitif bir ilişkiye çevirmek fuar ekibinizin çabası ile olacaktır.
Araştırmalara göre alıcıların %94’ü en iyi ürünü elde edebilmek için benzer ürünleri karşılaştırmaktadır. Bu karşılaştırmaların çoğu, çalışanlarınızın davranışlarını ve ürünleri sunuşlarını içermektedir; bu bakımdan çalışanlarınıza müşterilere karşı kibar, bilgili, kısa ve öz olmalarını hatırlatın. Aslında, katılımcıların yarısından fazlası ki bu müşterileri de içermektedir, çalışanlarınızın ürünlerini ve şirket bilgilerini test ederken; %19’u ise çalışanlarınızın davranışlarını kontrol eder. Bu nedenle çalışanlarınızın, standınızda sadece kendilerinin firmanızı tanıttığını ve fuar süresince “kötü bir gün” e hiç yer olmadığını anlamaları gerekir.
Fuarlar ile ilgili başka bir anahtar nokta: ziyaretçilerin sadece %15’lik bölümü satış ekibiyle doğrudan muhatap olmaktan hoşlanmaktadır. Birçok ziyaretçi doğrudan çalışanlarla muhatap olmak istemektedir. Fuarları ziyaret eden ancak memnun olmayan ziyaretçiler üzerinde yapılan araştırmaya göre:
%16’lık kesim fuar satış ekibinde görevli kişilere güvenmiyor veya onlarla muhatap olmaktan hoşlanmıyor.
Öneri: ekibinizin rahatlaması ve kendini iyi hissedebilmesi ve dolayısıyla müşterilerle iyi temas kurabilmesi ve samimi olabilmesi için fuar süresi boyunca stand alanından uzaklaşmayı sağlayacak araların planlanması iyi bir fikirdir. Öte yandan çalışanlarınıza ziyaretçinin yüz ifadesini okumasını ve koridorda bekleyen kişileri hemen selamlamaya çalışmamasını hatırlatın.
%28’i standa geldikleri zaman kimsenin kendilerine yardımcı olmadığını söylemiştir.
Öneri: bazen çalışanlar müşterilerle ilgilendikleri için meşgul olabilirler ve gelenlerle ilgilenemezler. Ancak satış ekibiniz zamanın büyük bir bölümünü kendi aralarında veya cep telefonlarıyla konuşarak geçiriyorsa, satış zamanı kaybetmek gibi önemli bir problemle karşı karşıyasınızdır.
%42’ye göre ise satış ekibi onların ihtiyaçlarından anlamamaktadır.
Öneri: çalışanların müşterileri dikkatlice dinlediğinden ve onlara uygun cevaplar verdiğinden emin olun. Satış süreci boyunca müşteriyi dikkatlice dinlemek satışın çabuk ve başarılı olmasını kolaylaştırabilmektedir.
Stantta Verimli Çalışma Koşullarının Oluşturulması
Stantta bulundukları sürede çalışanlar 4 – 6 saat boyunca performanslarının en üst seviyesinde bulunurlar. Bu süreden sonra, fiziksel ve zihinsel olarak yorgun düşerler. Bu sorunu fark etmek ve mümkünse çalışanlarınızı en fazla 4 saat çalıştıracak bir plan hazırlamak oldukça önemli bir husustur.
Su kaybı ise diğer önemli husustur. Bu nedenle stantta bulunulduğu süre içinde düzenli olarak su içilmelidir. Ancak standa su dışında içecekler ve yiyecek bırakılmamalıdır. Çalışanlar için iyi bir kahvaltı önemli bir husustur.
Stantta yeterli hareket alanının bulunması da önemlidir. Daha iyi çalışabilme için her iki çalışana 9 metrekare alan düşmelidir. Stanttaki dağınıklığı güvenlik ve görünüş için minimumda tutmak da önemlidir.
Çalışanlar fuar süresi boyunca standa ayakta durmalıdırlar. Bu nedenle rahat ayakkabılar giymeleri zorunludur. Biraz egzersiz yapmak çalışanların kendilerini rahat etmeleri için uygun olabilir. İş dışında cep telefonları stantta kullanılmamalıdır. Fuarın her bir dakikası telefonla konuşma ile kıyaslandığında son derece değerlidir. Yapılan en yaygın hata, diz üstü bilgisayar karşısında oturarak zaman geçirmek ve sigara içmektir. Bu tür davranışlar firma imajını zedelemektedir. Bu ve benzeri durumların yaşanmaması için gerekli uyarılar yapılmalıdır.
Son olarak, kolaylık için bazı donanımlar iyi olacaktır: iş kartı, elektrikli malzemeler için pil vb.
Fuar Hakkında Raporlar Çıkartılması
Fuar süresince, gerek kendi standınızda gerek diğer stantları ziyaret ederek gerçekleştirdiğiniz görüşmeleri sürekli olarak kayıt altında tutmanız gerekir. Bu kayıtlarda standart bazı veriler belirlenmeli ve bu verilerin mutlak suretle teminine özen gösterilmelidir.
Rakipler, ürünleri ve pazar hakkında yoğun gözlem yapılmalı. Yapılan gözlemler rapor biçiminde hazırlanmalı ve değerlendirmeler yapılmalıdır. Fuarda bulunmayan yöneticiler ve diğer ilgili departmanları bilgilendirmek amacıyla raporlar hazırlanmalıdır.
Standınız ve ürünleriniz hakkında altığınız olumlu veya olumsuz tüm yorumları rapor etmek, bir sonraki fuar katılımınızı planlarken size büyük katkılarda bulunacağı gibi, ürünlerinizi ve standınızı daha cazip hale getirmek için sizlere temel fikirler verecektir.
Fuar Raporları ile Kontakların Analizi ve Değerlendirmesi
Fuardan sonra iletişimi koparmamak, fuar esnasında alınan yorumlar ve raporlar doğrultusunda hareket ederek, gerekli çalışmaları yürütmek gerekir. Standınızı ziyaret eden firma temsilcilerine ürünleriniz hakkında daha kapsamlı bilgi veren yazıları en kısa sürede göndermeniz de faydalı olacaktır.
Kontakların Öncelik ve Önemi Göz Önünde Bulundurularak, Gerekli Toplantıların ve Bilgi Aktarımının Acilen Sağlanması
Ofis içerisinde yetkili kişilerle yapılacak bilgi alışverişi doğrultusunda öncelik sıralaması yapılmalı, takip eden süreçte izlenecek yol kararlaştırılmalı ve vakit kaybetmeksizin çalışmalara başlanmalıdır. Fuarda bağlantı kurduğunuz firmalarla ilişkilerinizi sıcak tutmanız gerekir. Söz konusu firmalarla ilişkinizi sürdürmeniz uzun dönemde elde edilebilecek verimi artıracaktır.
İletişim Kurulması, Satış Ekibi ile Görüşmelerin Organize Edilmesi ve Satışın Tamamlanması
Satış ekibinizin gerekli organizasyonu gerçekleştirmesinde, fuar esnasında ve sonrasında hazırlanan raporların önemli bir katkısı olacaktır. Bu açıdan bakıldığında, fuar esnasında mümkün oldukça detaylı, müşteri ve istenen ürün hakkında her türlü bilgiyi içeren raporların hazırlanmasının önemi ortaya çıkmaktadır. Bu verilerden yola çıkılarak hareket edildiği takdirde, satış aşaması çok daha kolay ve verimli sona erecektir.
Başarının ölçümlenmesi
Başarı değerlendirmesi yapılırken fuar, nicelik (fuar neticesinde satışta gözlemlenen gelişme) ve nitelik (rakipler ve sektör hakkında edinilen bilgiler, şirket imajına katılan değer vb.) olarak doğru gözlemlenmelidir.
Dikkat edilmesi, asla unutulmaması gereken diğer bir konu, rakip firmalar ile bu firmaların ürünlerinde oluşan yapısal gelişimler ve fiyat değişikliklerinin gözlemlenmesidir. Sizinle birlikte fuara katılan rakip firmaların sergilediği performansı değerlendirin, eksikliklerinizi çıkartın.
Unutulmamalıdır ki fuarlar, yeni ürünlerin görücüye çıktığı ve alıcılar ile buluştuğu organizasyonlardır. Bu özelliği nedeniyle de fuar bir şovdur! Gelecekte katılmayı planladığınız fuarlarda daha iyi nasıl olunacağına dair araştırma yapın. Uzun vadeli başarı için bu ve benzeri çalışmalar zorunludur.
Fuarın karlılık hesaplaması, kontak maliyet kayıtları ve geçmiş yıllardaki fuar katılımları ile yapılacak karşılaştırmalar, başarının ölçümlenmesinde kullanılan yöntemlerdir. Bu bilgiler gelecek fuarlara katılım için de önemli fikirler vermektedir.
Başarıyı tek başına, gerçekleşen satışlarla ölçümlemeye çalışmak gerçekçi bir yaklaşım değildir. Temel alınması gereken nokta, sistemli, sürdürülebilir bir çalışma ile kontakların takibidir. Unutulmamalıdır ki fuar, öncesi ve sonrasıyla uzun bir süreci kapsar; yoğun bir çalışma ile amacına ulaşabilir ve bütün olarak değerlendirilmelidir.
Diğer
Başarı, iş ilişkileri üzerine kuruludur. Dünya üzerindeki fuarlar, ziyaretçiler ve katılımcı firmalar arasında olumlu yüz yüze ilişkiler yaratmak için yenilendi. Bir internet sitesinden veya bir broşür üzerinden yüz yüze ilişki kuramazsınız. Ürünlerinizi somut olarak görmek, benzerleri ile karşılaştırmak isteyen müşterilerinize, bu olanağı sunmanın en verimli yolu fuarlardır. Bu sebeple, fuarlara katılmak ve bu katılımı etkin bir yol ile gerçekleştirmek gerekir.
Son analiz olarak, şirketinizin fuar başarısı çalışanlarınızın, gelecekte olası müşterileriniz olan ziyaretçilerle kişisel iletişimleriyle doğrudan ilişkilidir. Müşteri ilişkilerinde güçlü bir fuar ekibinin yanı sıra ürünlerinizi ve firma imajınızı gerektiği gibi tanıtmanızı sağlayacak fuar standı, en çok dikkat edilmesi gereken unsurlardır.
